Forfait ou régie : comment facturer ta mission freelance

Forfait ou régie : au forfait, tu vends un résultat défini pour un prix fixé d'avance, et tu portes le risque du dépassement. En régie, tu vends ton temps au TJM, le client paie les jours réellement passés et garde la main sur le périmètre. Choisis le forfait quand tu sais écrire ce que veut dire « terminé », la régie quand le besoin va bouger.

Forfait et régie : quelle différence ?

Le forfait (on dit aussi « prix forfaitaire ») fixe trois choses avant de commencer : ce que tu livres, quand, et pour combien. Par exemple, un site vitrine de cinq pages pour 6 000 € HT, livré le 15 mars. Que tu y passes 10 jours ou 18, le prix ne change pas.

La régie (ou « assistance technique », « temps passé ») fixe un prix unitaire : ton TJM, parfois un taux horaire. Tu factures chaque mois les jours travaillés, sur la base d'un relevé que le client valide. Le périmètre peut évoluer en cours de route, la facture suit.

Les deux reposent sur le même chiffre de départ. Même au forfait, ton prix se construit en jours estimés multipliés par ton TJM, plus une marge pour l'imprévu. Si tu n'as pas encore ce chiffre, commence par calculer ton TJM freelance.

Obligation de moyens ou de résultat : ce que tu promets vraiment

C'est la différence que les articles survolent, et c'est celle qui compte en cas de litige.

En régie, tu t'engages en général sur des moyens. Tu promets de travailler avec compétence et sérieux pendant les jours facturés. Si le projet n'aboutit pas parce que le client a changé d'avis trois fois, ce n'est pas ta faute, à condition d'avoir fait ton travail correctement.

Au forfait, tu t'engages souvent sur un résultat. Tu as promis un livrable. S'il n'est pas là, ou s'il ne correspond pas à ce qui était écrit, c'est à toi de montrer que l'échec ne vient pas de toi. Le Code civil pose la règle générale : le débiteur qui n'exécute pas son obligation est condamné à des dommages et intérêts, sauf s'il prouve que la force majeure l'en a empêché (article 1231-1).

Attention, cette correspondance n'est pas automatique. C'est le contrat, et à défaut le juge, qui qualifie chaque engagement, pas le mot « forfait » sur le devis. Un forfait peut prévoir une obligation de moyens sur une partie (un taux de conversion, un classement Google), et une régie peut contenir un engagement de résultat sur un livrable précis. D'où l'intérêt d'écrire noir sur blanc ce que tu garantis et ce que tu ne garantis pas.

Pour un contrat à fort enjeu, fais relire ta trame par un avocat ou un juriste. Une heure de relecture coûte moins qu'un litige.

Qui porte le risque ? Deux exemples chiffrés

Prenons Karim, développeur à 500 € HT par jour. C'est un exemple construit pour illustrer, pas un cas réel. Un client lui demande un outil interne de prise de rendez-vous. Karim estime le travail à 15 jours.

Au forfait

Karim chiffre 15 jours × 500 € = 7 500 €, ajoute 20 % de marge pour l'imprévu et annonce 9 000 € HT. Trois scénarios possibles :

Bien estimé, le forfait paie mieux que la régie : Karim est récompensé de son efficacité. Mal estimé, il travaille en dessous de son plancher. À 25 jours, chaque jour au-delà des 18 lui a coûté de l'argent par rapport à une autre mission.

En régie

Même projet, facturé au temps passé. À 13 jours, Karim facture 6 500 €. À 25 jours, 12 500 €. Son revenu suit exactement son temps : pas de mauvaise surprise, mais pas de bonus non plus. Le client, lui, ne connaît pas le total à l'avance. C'est souvent ce qui le fait hésiter.

Le vrai danger du forfait n'est pas l'estimation ratée. C'est le périmètre qui glisse : « tant que tu y es, tu peux ajouter un export Excel ? ». Sans clause sur les demandes nouvelles, chaque « petit ajout » sort de ta marge.

Régie : où passe la frontière avec le salariat ?

La régie ressemble parfois beaucoup à un emploi : trois jours par semaine chez le client, pendant un an, dans son équipe. C'est là que se pose la question de la requalification.

La présomption joue pour toi, jusqu'à un certain point

Si tu es immatriculé (micro-entreprise inscrite à l'Urssaf, société au registre du commerce…), tu es présumé ne pas être lié à ton client par un contrat de travail (article L8221-6 du Code du travail). Mais la présomption tombe si tu travailles dans des conditions qui te placent dans un « lien de subordination juridique permanente » à l'égard du client.

La Cour de cassation définit ce lien comme le pouvoir de donner des ordres et des directives, d'en contrôler l'exécution et de sanctionner les manquements. Elle ajoute que travailler au sein d'un service organisé peut être un indice, quand le client fixe seul les conditions de travail. Ce sont les conditions réelles qui comptent, pas l'intitulé du contrat.

Concrètement, voici des signaux qui doivent t'alerter : des horaires imposés, des congés à faire valider, un manager qui t'évalue comme un salarié, l'interdiction de travailler pour d'autres, un client unique depuis des années. Aucun n'est décisif seul. Ensemble, ils dessinent un emploi déguisé.

Le risque pèse d'abord sur le client. S'il est jugé avoir caché un emploi salarié, il encourt les sanctions du travail dissimulé. Selon service-public.fr, c'est jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende pour une personne physique, 225 000 € pour une société. Pour toi, le risque est plus indirect, mais réel : un client qui craint la requalification met fin à la mission ou impose un intermédiaire.

Le délit de marchandage concerne les intermédiaires

Tu verras souvent « délit de marchandage » associé à la régie. Le Code du travail le définit comme toute opération à but lucratif de fourniture de main-d'œuvre qui cause un préjudice au salarié concerné ou élude la loi ou une convention collective (article L8231-1). Il est puni de deux ans d'emprisonnement et 30 000 € d'amende (article L8234-1). À côté existe le prêt illicite de main-d'œuvre, qui vise toute opération à but lucratif ayant pour seul objet le prêt de personnel.

Ces textes visent surtout ceux qui fournissent des travailleurs, comme une ESN qui place des salariés en régie. Ils pourraient te concerner si un jour tu sous-traites à d'autres freelances que tu « mets à disposition » de ton client. En solo, ta question principale reste la subordination. Dans tous les cas, ce résumé ne remplace pas la lecture des textes ni l'avis d'un professionnel du droit.

Ce que tu peux faire, toi : en régie, écris « prestation de services » et décris une mission (objectifs, compétences, livrables attendus), jamais une « mise à disposition » de ta personne. Garde la main sur ton organisation : tes horaires, tes outils, tes autres clients.

Les clauses à écrire dans ton devis ou ton contrat

Un bon mode de facturation ne te protège pas si le document est vide. Voici ce qui manque le plus souvent.

Au forfait

• Le périmètre, en liste fermée. Ce qui est inclus, et une ligne « ne sont pas inclus » (rédaction des textes, hébergement, maintenance…).
• Le nombre d'allers-retours. Par exemple deux séries de corrections par étape. Au-delà, facturation au TJM.
• La recette. Le client a un délai pour valider ou lister les défauts (par exemple 10 jours ouvrés). Sans réponse dans ce délai, le livrable est réputé accepté.
• Les demandes nouvelles. Toute demande hors périmètre fait l'objet d'un devis complémentaire signé avant d'être lancée.
• L'échéancier. Un acompte à la commande, puis des paiements par étape. Exemple : 30 % à la signature, 40 % à la validation de la maquette, 30 % à la livraison.

En régie

• Le TJM et la définition d'une journée (par exemple 7 heures ; les demi-journées sont-elles facturables ?).
• Le relevé de temps mensuel, validé par le client avant facturation.
• Un plafond de jours, si le client a besoin de visibilité sur son budget : tu préviens avant de l'atteindre.
• La durée et le préavis de fin de mission, pour ne pas apprendre un vendredi que lundi n'est plus payé.

Dans les deux cas

• Les délais de paiement et les pénalités. Entre professionnels, le délai par défaut est de 30 jours après l'exécution de la prestation. Les pénalités de retard ne peuvent pas être inférieures à trois fois le taux d'intérêt légal, et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € est due par facture payée en retard. Ces mentions doivent figurer dans tes conditions générales et sur tes factures.
• La propriété intellectuelle. Si tu cèdes des droits d'auteur (code, design, textes), chaque droit cédé doit être mentionné à part, avec son étendue, sa destination, son lieu et sa durée (article L131-3 du Code de la propriété intellectuelle). Beaucoup de freelances prévoient que la cession n'intervient qu'au paiement complet.

Forfait ou régie : lequel choisir pour ta mission ?

Le test le plus simple : peux-tu écrire, en une demi-page, à quoi ressemble la mission terminée ? Si oui, le forfait se discute. Sinon, la régie est plus honnête pour les deux parties.

Entre les deux, deux formules hybrides marchent bien :

• le forfait par lots : une phase de cadrage en régie (2 ou 3 jours), puis un forfait pour la réalisation, chiffré sur un besoin enfin écrit ;
• la régie plafonnée : tu factures au temps passé, avec un nombre de jours maximal que tu ne dépasses pas sans accord écrit. Le client a sa visibilité, tu n'as pas le risque du forfait.

Il y a aussi ta situation. Au forfait, tu te fais payer à des étapes : prévois l'acompte, sinon tu avances plusieurs semaines de travail. En régie, tu factures chaque mois, ce qui lisse ta trésorerie. Si ton compte en banque est juste, ce point peut trancher.

Comment présenter ton choix au client

Beaucoup de clients demandent un forfait par réflexe : ils veulent connaître le total. Ne refuse pas, explique et propose.

« Bonjour Sophie, sur la partie refonte des pages produit, le besoin est bien défini : je vous propose un forfait de 6 000 € HT, en deux étapes. Pour la nouvelle fonctionnalité de recherche, les choix techniques restent ouverts. Je vous propose de démarrer en régie, à 500 € HT par jour, plafonnée à 8 jours, puis de passer au forfait une fois le cadrage fait. »

Ce message montre que tu comprends son projet et que tu ne caches pas de risque dans ton prix. S'il trouve le total trop élevé, tu as de quoi discuter le périmètre plutôt que ton tarif (nos réponses quand un client dit « c'est trop cher »).

Un dernier point, plus large que le contrat. Tu négocies mieux un forfait quand tu as d'autres missions en vue. C'est l'intérêt de garder une prospection régulière, en direct, plutôt que de dépendre des appels d'offres où le client compare des totaux (trouver des clients en freelance, la méthode).

Par quoi commencer cette semaine ?

Reprends tes trois dernières missions. Pour chacune, note les jours estimés, les jours réellement passés et le mode de facturation. Calcule le TJM réel de chaque forfait.

Si tes forfaits dépassent de plus de 20 %, ta marge d'imprévu est trop faible ou ton périmètre trop flou. Ajoute à ton modèle de devis les clauses de la section précédente avant d'envoyer le prochain. Et si tu n'as que de la régie, choisis ton livrable le plus répétitif et propose-le au forfait à ton prochain client : c'est là que ton efficacité commencera à te rapporter.

Et pour avoir le choix de tes missions, donc de leur mode de facturation, il faut des prospects en discussion. Si tu n'as pas le temps de les chercher, c'est le travail de Prosper.

Questions fréquentes

Régie ou forfait : lequel est le plus rentable ?

Aucun par nature. Le forfait rapporte plus quand tu connais bien tes temps, puisque chaque jour gagné augmente ton TJM réel. La régie protège ton revenu quand le projet est incertain. Ton historique de dépassements te dit lequel te réussit.

Peut-on passer de la régie au forfait en cours de mission ?

Oui, par un avenant ou un nouveau devis signé. C'est même un bon schéma : quelques jours de régie pour cadrer, puis un forfait sur un périmètre écrit. Ce qui a été fait en régie reste facturé au temps passé.

Les plateformes et les ESN facturent-elles au forfait ou en régie ?

Les missions longues passées par une ESN ou une plateforme sélective sont le plus souvent en régie, au TJM. Les plateformes ouvertes proposent souvent des projets courts au forfait. On les compare canal par canal dans notre guide pour trouver des missions freelance.

Un forfait peut-il être facturé avant la fin de la mission ?

Oui, si l'échéancier est prévu au devis : acompte à la commande, puis paiements par étape. Sans échéancier, tu ne factures qu'à la livraison, et tu finances seul toute la durée du projet.

Et en portage salarial, forfait ou régie ?

Les deux restent possibles. En portage, c'est la société de portage qui signe le contrat commercial avec le client et qui facture. Mais le Code du travail prévoit que tu trouves toi-même tes clients et conviens avec eux des conditions de la prestation et de son prix. Le choix entre forfait et régie se pose donc de la même façon. Vérifie seulement avec ta société de portage comment elle rédige le contrat client et à quelle date elle facture.